Kom i tid och gör det du ska

Att komma i tid och göra det du ska är en grundregel för bra arbetsklimat.

En rätt så enkel regel, eller hur? Susan Wheelan har med rådet i sin bok om effektiva team, som ett exempel på ett bra beteende. Jo, det kan vi nog alla skriva under på men hur kan det komma sig att det kan vara svårt att leva upp till?

Vilka är anledningar till att vi inte kommer i tid?

Jag skulle säga att generellt sätt så handlar det om hur vi värderar tiden, en del är optimister och hamnar kanske oftare i tidsnöd, andra ger sig själva större marginaler. I en tid då många arbetsplatser jagar effektivitet så är det mycket som pockar på uppmärksamhet och att kunna prioritera rätt blir viktigt. Detta är så klart en utmaning och kräver en bra dialog så att prioriteringarna förankras rätt.

Varför gör vi inte det vi ska?

De allra flesta gör vad de upplever att de ska göra. Problemet är att vi ofta har olika uppfattningar om vad som är beslutat, vad som är vems ansvar och hur uppgifter ska lösas. Att ha olika uppfattningar är naturligt, men det kan upplevas som frustrerande om de olika uppfattningarna inte ventileras eller möts. Även här krävs det en bra dialog kring så att förväntningarna uttrycks, särskilt när det känns som att någon/några brister i uppfyllelse.

Wheelans forskning har visat vi i första fasen av vårt samarbete gärna antar att vi är överens. Detta eftersom vi inte vill stöta oss med varandra innan vi byggt tillit inom gruppen. De olika uppfattningarna om värderingar, roller och uppgifter kommer dock att komma fram under den andra fasen, som börjar så snart vi har en gemensam uppgift som kräver vårt samarbete. Då aktiveras våra ”ryggsäckar”, våra erfarenheter och strategier genom vilka vi söker bekräftelse på vår kompetens och tillhörighet. Inte sällan kommer vi att stå inför personer som andra annat bagage än oss själva och frågan blir; hur hantera denna olikhet när vi behöver samarbeta?

Oavsett regler, oavsett tydlighet så behöver grupper ett bra samtalsklimat, ett klimat som erbjuder trygghet till individerna och ett intresse för att tillsammans skapa bra resultat. Att ha olika uppfattningar kan upplevas utmanande och kan trigga en rad försvarsmekanismer som inte nödvändigtvis hjälper gruppen framåt. Det kan vara att man undviker att tala om problemen, deltagare kanske undviker att ta initiativ eller ansvar och förväntar sig istället att någon annan ska göra det – ett klimat som snarare för tillbaka gruppen till första fasen.

Varför är det viktigt att föra gruppen framåt? 

Många ställer sig nog frågan, vad ska det vara bra för? Att reda ut konflikter, vi är ju olika och hade vi fått chansen att jobba med andra så hade det blivit bättre. Jag tror dock att risken är överhängande att en omorganisering som inte innebär ett förändrat samtalsklimat kommer att misslyckas. Det är viktigt att gruppen reflekterar över sitt samtalsklimat och tillsammans tar ansvar för att reda ut olikheterna. Det finns massor att vinna på att vi har olika infallsvinklar, det är ju därför vi har en grupp, för att komplettera varandra. Vägen till ett gott samarbete går genom en utmanande dal av skuggor – frågan är om vi vågar möta varandra och därmed bringa klarhet – det valet måste var och en göra.

Ett gott samarbete ökar vårt uppgiftsorienterade fokus – när vi rett ut våra olikheter och börjat förstå varandra så kan vårt arbete flyta mer harmoniskt. Därför är det viktigt att föra gruppen framåt, för när vi kan arbeta under harmoni så trivs vi och motiveras av att vi skapar riktigt bra resultat tillsammans.

//Är detta inlägg givande för dig? Berätta gärna hur du uppfattar det på min sida facebook.com/valbefinnande.nu

Annonser

Hur hanterar ni de spänningar som uppstår vid förändringar?

Vad forskningen säger om förändringar

Förändringar är nödvändiga i alla verksamheter. Forskning visar att det är långt ifrån alla arbetsgrupper som är så samkörda att de själva klarar av att möta alla utmaningar. Som chef/ledare så befinner du dig ofta mitt i ett korsdrag av viljor, frågor och ibland kritik. Plötsligt vill medarbetarna prata om rollfördelningen i gruppen. Kanske märker du hur det bildas subgrupper som gärna söker stöd hos varandra – andra hamnar utanför och söker sin plats trots att du vet att de är beroende av varandra så söker de inte varandra.

Känns det igen?

Min generella beskrivning är hämtad ur Susan Wheelans 35-åriga forskning om vad som sker i arbetsgrupper. Jag har inte stött på någon som så tydligt kan beskriva vad som sker i grupper och hur de kan utvecklas till effektiva team eller regrediera till ensamvargar. De flesta, men inte alla, arbetsgrupper besitter en potential som dock ofta förblir oanvänd. Det finns en anledning till att vi skapar grupper – vi vet att vi inte kan klara allt själva. Genom att samarbeta med andra så får vi tillgång till fler kompetenser, till fler erfarenheter och infallsvinklar. Därmed ökar chansen att vi skapar resultat som är långt större än om vi skulle arbetat på egen hand.

Det är inte heller någon slump att många skyr samarbete och helst önskar jobba själva. Erfarenheterna från arbete i grupp är inte alltid goda. Dessutom går det sällan att slå sig till ro för en ny grupp innebär nya utmaningar och kanske är man trött på de erfarenheter som arbete i grupp innebär. Detta är i allra högsta grad sant för en person som inte fått uppleva att vara del i ett effektivt team. En grupp där man känner sig fullständigt trygg med att den kompetens man besitter är såväl högt värderad som en förutsättning för de fantastiska resultat man tillsammans skapar. I en sådan grupp karakteriseras kommunikationen av att den innehåller snabb bekräftelse på värdet av de enskildas insatser – insatser som kopplas till mål som är accepterade och prioriterade för alla. En person som varit i en sådan grupp längtar tillbaka till det.

Alla möter motgångar på vägen till framgång

Det finns inte en enda effektiv grupp som inte gått igenom motgångar på vägen. Motgångarna är en förutsättning för att gruppen ska börja leta efter sina egna kompetenser. Om de inte stöter på hinder så kommer de inte att behöva fundera över vilka roller de behöver inta för att kunna organisera på rätt sätt – rätt utifrån de utmaningar och förutsättningar som just denna grupp har att jobba med.

En nyckel i att stötta en arbetsgrupp är att veta när det är dags att göra det och på vilket sätt. Arbetsgruppen måste själv få möta sina utmaningar, annars sker inte utvecklingen. Arbetsgruppen kan inte heller följa best-practice eftersom det inte är säkert att den är utarbetad efter samma mål eller förutsättningar. Dessutom behöver gruppen själv skapa sina erfarenheter av vad som fungerar för att på så sätt ha något att falla tillbaka på när utmaningarna förändras – vilket vi vet att de hela tiden gör. Personer går på ledighet, flyttas över till andra projekt, omvärlden förändras allt snabbare vilket vi bland annat ser i ett växande fokus på agila metoder.

Låt mig få hjälpa er att möta förändringarna på ett effektivt sätt

Detta är mitt arbetsområde. Om det låter intressant så hör gärna av dig så ser vi på vilket sätt jag kan hjälpa er att skapa så goda förutsättningar som möjligt för att bli effektiva arbetsgrupper.

Alla är ledare

Jag märker att det är lätt att använda ursäkten, det är någon annans ansvar. Visst kan man förvänta sig att andra ska ta ansvar men det finns en uppenbar risk att det inte kommer ske om det inte redan skett och att du, jag, vi själva behöver ta ansvar för de situationer som berör oss. Denna insikt har jag umgåtts med under en tid och hos Susan Wheelan finns stöd för att vi, alla som är med i olika former av grupper, inte inte kan kommunicera och därmed kan vi inte inte ta ansvar – i alla fall inte och förvänta oss resultat. Det blev många inten – låt mig få förklara.

1. Om jag upplever att någon inte tar ansvar så kommer det att påverka min kommunikation i gruppen och om jag inte påpekar problemet så kommer det komma ut i någon annan form. Frustration är rätt vanligt, eller att man låtsas att man inte bryr sig vilket ju inte bidrar till att lösa någonting. (Självklart kan det finnas befogad rädsla för att påpeka bristande ansvar men det hjälper ändå inte om man vill se en förändring).

2. Genom att försöka ignorera bristen på ansvarstagande så bidrar jag inte till att skapa förutsättningar för att lösa något, det finns snarare en risk att det blir en större uppförsbacke.

3. Återstår att ta ansvar även om det inte är din, min, sak att göra det.

Hur man tar ansvar på bästa sätt kan jag få återkomma till, det faktum jag vill påpeka är dels,

1. Alla är ledare – ingår du i en grupp så är det möjligt för dig att leda den och så snart folk lyssnar på dig och är beredda att stödja något du föreslår så leder du – (låt inte det avskräcka).

2. Alla i gruppen delar på ansvaret för gruppens arbetsklimat. Det går inte att frånsäga sig utan att ställa sig utanför gruppen och därmed ja, så tar man definitivt inte ansvar. Det kan vara behövligt att göra det om något håller på att gå överstyr men det i sig kommer inte att bidra till förändring.

Det är min övertygelse att det enda som hjälper är att påtala problemen och sedan hoppas att andra är beredda att lyssna och förstå. Förändring åstadkommer vi tillsammans. Ibland finns det ingen vilja att komma framåt och då är det antagligen inte mer att göra än att lämna.

Tyvärr kan jag uppleva att vår kultur av löneskillnader mellan chefer och medarbetare bidrar till att skapa en mental förskjutning av ansvaret. En förkjutning som på något sätt legitimeras av löneskillnaderna och därmed cementerar dem. Det krävs mod för att lyfta fram medarbetare som tar ansvar för gruppens arbetsklimat – ett mod som jag menar kännetecknar gott ledarskap.

Håller du med?

Nytt samarbete

Idag har jag landat ett nytt samarbete och det gör mig SÅ glad. Det handlar om marknadsföring av UGL-kurser. UGL är en kurs för dig som vill lära känna dig själv, få en möjlighet att fundera över hur du fungerar i grupp och lära dig massor om grupprocesser. Den vänder sig såväl till ledare som till gruppdeltagare (när ingår vi inte i en grupp?). Vare sig du gillar grupparbeten eller ej så kan jag varmt rekommendera den. Jag fick förmånen att gå den förra hösten och den hjälpte mig att finna såväl fokus som en starkare tillit till mig själv. Jag har kunnat omsätta idéerna i mitt arbete och fått positiv feedback på att jag blivit en tydligare ledare. Mina kurser har blivit bättre och min förmåga att ”se” vad som sker har utvecklats. Kort och gott, jag älskar det. Är du nyfiken och vill veta mer? Hör av dig så kopplar jag samman dig med en grym UGL-ledare.