Kom i tid och gör det du ska

Att komma i tid och göra det du ska är en grundregel för bra arbetsklimat.

En rätt så enkel regel, eller hur? Susan Wheelan har med rådet i sin bok om effektiva team, som ett exempel på ett bra beteende. Jo, det kan vi nog alla skriva under på men hur kan det komma sig att det kan vara svårt att leva upp till?

Vilka är anledningar till att vi inte kommer i tid?

Jag skulle säga att generellt sätt så handlar det om hur vi värderar tiden, en del är optimister och hamnar kanske oftare i tidsnöd, andra ger sig själva större marginaler. I en tid då många arbetsplatser jagar effektivitet så är det mycket som pockar på uppmärksamhet och att kunna prioritera rätt blir viktigt. Detta är så klart en utmaning och kräver en bra dialog så att prioriteringarna förankras rätt.

Varför gör vi inte det vi ska?

De allra flesta gör vad de upplever att de ska göra. Problemet är att vi ofta har olika uppfattningar om vad som är beslutat, vad som är vems ansvar och hur uppgifter ska lösas. Att ha olika uppfattningar är naturligt, men det kan upplevas som frustrerande om de olika uppfattningarna inte ventileras eller möts. Även här krävs det en bra dialog kring så att förväntningarna uttrycks, särskilt när det känns som att någon/några brister i uppfyllelse.

Wheelans forskning har visat vi i första fasen av vårt samarbete gärna antar att vi är överens. Detta eftersom vi inte vill stöta oss med varandra innan vi byggt tillit inom gruppen. De olika uppfattningarna om värderingar, roller och uppgifter kommer dock att komma fram under den andra fasen, som börjar så snart vi har en gemensam uppgift som kräver vårt samarbete. Då aktiveras våra ”ryggsäckar”, våra erfarenheter och strategier genom vilka vi söker bekräftelse på vår kompetens och tillhörighet. Inte sällan kommer vi att stå inför personer som andra annat bagage än oss själva och frågan blir; hur hantera denna olikhet när vi behöver samarbeta?

Oavsett regler, oavsett tydlighet så behöver grupper ett bra samtalsklimat, ett klimat som erbjuder trygghet till individerna och ett intresse för att tillsammans skapa bra resultat. Att ha olika uppfattningar kan upplevas utmanande och kan trigga en rad försvarsmekanismer som inte nödvändigtvis hjälper gruppen framåt. Det kan vara att man undviker att tala om problemen, deltagare kanske undviker att ta initiativ eller ansvar och förväntar sig istället att någon annan ska göra det – ett klimat som snarare för tillbaka gruppen till första fasen.

Varför är det viktigt att föra gruppen framåt? 

Många ställer sig nog frågan, vad ska det vara bra för? Att reda ut konflikter, vi är ju olika och hade vi fått chansen att jobba med andra så hade det blivit bättre. Jag tror dock att risken är överhängande att en omorganisering som inte innebär ett förändrat samtalsklimat kommer att misslyckas. Det är viktigt att gruppen reflekterar över sitt samtalsklimat och tillsammans tar ansvar för att reda ut olikheterna. Det finns massor att vinna på att vi har olika infallsvinklar, det är ju därför vi har en grupp, för att komplettera varandra. Vägen till ett gott samarbete går genom en utmanande dal av skuggor – frågan är om vi vågar möta varandra och därmed bringa klarhet – det valet måste var och en göra.

Ett gott samarbete ökar vårt uppgiftsorienterade fokus – när vi rett ut våra olikheter och börjat förstå varandra så kan vårt arbete flyta mer harmoniskt. Därför är det viktigt att föra gruppen framåt, för när vi kan arbeta under harmoni så trivs vi och motiveras av att vi skapar riktigt bra resultat tillsammans.

//Är detta inlägg givande för dig? Berätta gärna hur du uppfattar det på min sida facebook.com/valbefinnande.nu

Hur hanterar ni de spänningar som uppstår vid förändringar?

Vad forskningen säger om förändringar

Förändringar är nödvändiga i alla verksamheter. Forskning visar att det är långt ifrån alla arbetsgrupper som är så samkörda att de själva klarar av att möta alla utmaningar. Som chef/ledare så befinner du dig ofta mitt i ett korsdrag av viljor, frågor och ibland kritik. Plötsligt vill medarbetarna prata om rollfördelningen i gruppen. Kanske märker du hur det bildas subgrupper som gärna söker stöd hos varandra – andra hamnar utanför och söker sin plats trots att du vet att de är beroende av varandra så söker de inte varandra.

Känns det igen?

Min generella beskrivning är hämtad ur Susan Wheelans 35-åriga forskning om vad som sker i arbetsgrupper. Jag har inte stött på någon som så tydligt kan beskriva vad som sker i grupper och hur de kan utvecklas till effektiva team eller regrediera till ensamvargar. De flesta, men inte alla, arbetsgrupper besitter en potential som dock ofta förblir oanvänd. Det finns en anledning till att vi skapar grupper – vi vet att vi inte kan klara allt själva. Genom att samarbeta med andra så får vi tillgång till fler kompetenser, till fler erfarenheter och infallsvinklar. Därmed ökar chansen att vi skapar resultat som är långt större än om vi skulle arbetat på egen hand.

Det är inte heller någon slump att många skyr samarbete och helst önskar jobba själva. Erfarenheterna från arbete i grupp är inte alltid goda. Dessutom går det sällan att slå sig till ro för en ny grupp innebär nya utmaningar och kanske är man trött på de erfarenheter som arbete i grupp innebär. Detta är i allra högsta grad sant för en person som inte fått uppleva att vara del i ett effektivt team. En grupp där man känner sig fullständigt trygg med att den kompetens man besitter är såväl högt värderad som en förutsättning för de fantastiska resultat man tillsammans skapar. I en sådan grupp karakteriseras kommunikationen av att den innehåller snabb bekräftelse på värdet av de enskildas insatser – insatser som kopplas till mål som är accepterade och prioriterade för alla. En person som varit i en sådan grupp längtar tillbaka till det.

Alla möter motgångar på vägen till framgång

Det finns inte en enda effektiv grupp som inte gått igenom motgångar på vägen. Motgångarna är en förutsättning för att gruppen ska börja leta efter sina egna kompetenser. Om de inte stöter på hinder så kommer de inte att behöva fundera över vilka roller de behöver inta för att kunna organisera på rätt sätt – rätt utifrån de utmaningar och förutsättningar som just denna grupp har att jobba med.

En nyckel i att stötta en arbetsgrupp är att veta när det är dags att göra det och på vilket sätt. Arbetsgruppen måste själv få möta sina utmaningar, annars sker inte utvecklingen. Arbetsgruppen kan inte heller följa best-practice eftersom det inte är säkert att den är utarbetad efter samma mål eller förutsättningar. Dessutom behöver gruppen själv skapa sina erfarenheter av vad som fungerar för att på så sätt ha något att falla tillbaka på när utmaningarna förändras – vilket vi vet att de hela tiden gör. Personer går på ledighet, flyttas över till andra projekt, omvärlden förändras allt snabbare vilket vi bland annat ser i ett växande fokus på agila metoder.

Låt mig få hjälpa er att möta förändringarna på ett effektivt sätt

Detta är mitt arbetsområde. Om det låter intressant så hör gärna av dig så ser vi på vilket sätt jag kan hjälpa er att skapa så goda förutsättningar som möjligt för att bli effektiva arbetsgrupper.

Fred genom medvetenhet

Ni får ursäkta den något pompösa titeln men jag tror verkligen på att ökad medvetenhet om sig själv och om gruppers dynamik kan bidra till fred. Anledningen är att jag har sett det fungera på mindre konflikter och det har varit otroligt lärorikt att följa en konflikts eskalering och upplösning genom effektiv handledning. Första gången jag fick vara med på en sådan resa var under min UGL-vecka. (UGL står för Utveckling av Grupp och Ledare – och är namnet på en populär kurs som utarbetats av Försvarshögskolan).

När jag började förstå vilka mönster som vi människor följer så blev det tydligt att så väldigt lite av våra konflikter beror på andra människors tillkortakommanden. Väldigt ofta börjar det med en misstanke, en oro, en rädsla som fördunklar vårt sinne och får oss att vända oss ifrån den person som vi upplever är roten till hotet. Vi gör detta undermedvetet oftast – istället för att möta ”faran” för att kunna avgöra om det är ett verkligt hot eller ej. Kanske finns det evolutionärbiologiska förklaringar till detta beteende, det spelar i så fall mindre roll, det räcker med att det sker och att det blir början på en negativ spiral där en konstruktiv lösning blir allt svårare att nå.

För att kunna möta ”faran” så tror jag att det kan hjälpa med träning och ökad medvetenhet. Genom till exempel Susan Wheelans forskning (som ligger till grund för mycket i UGL) så framstår gruppers olika faser (med olika utmaningar i varje fas) och vetskapen om faserna gör det möjligt att hantera situationerna på ett mer konstruktivt sätt. Ja, för om man kan vara medveten om att något är en fas så behöver det inte bli lika dramatiskt varje gång det sker även om man måste ta itu med det när det sker – det upphör inte att vara en konflikt t.ex. bara för att grupper skulle befinna sig i fas 2. Men för mig så underlättar det att veta att det kommer att komma konflikter i fas 2 – att inte vara beredd på det blir naivt om man läst Wheelan. Att möta dessa konflikter på ett konstruktivt sätt kan kräva träning, har man inte fått det med sig från sina tidiga år så är det en risk att man har för mycket stolthet kring att byta konfliktmönster – det underlättar exempelvis inte att hävda att sån här är jag, acceptera eller dra. Även om man accepterar olikheter så kommer det inte att räcka för att skapa ett effektivt team (vilket är målet för de flesta / även i en parrelation kan det ju vara trevligt att känna sig som ett team).

Jag tror att vi människor behöver lära oss nya sätt att förhålla oss till olikheter. Att istället för att skrämmas av skillnaderna så vore det bra om vi kunde utveckla en större öppenhet för att det finns flera sätt att se världen på och de allra flesta bygger på en god intention och omtanke om flertalet. Jag tror också att människor är beredda att välja vad som är gott om de får kännedom om att deras beteende skapar problem för andra. En stor del av utmaningen består i att utmana den invanda rutinen, vanan. Tyvärr genomsyras mycket av vår vardag av stress och stora materiella orättvisor (globalt mer än i Sverige men ändock växande på hemmaplan). Under sådana omständigheter är det en stor utmaning att stanna upp och ifrågasätta invanda mönster. Den som upplever sig hotad sluter sig gärna.

Mina avslutande tankar denna vecka går till den triathlon-satsande förälder vars barn så desperat söker sin identitet att frustrationen övergått i ett svårhanterligt mönster av utåtagerande. En förälder som i grund och botten är en människa som söker nå sina mål och som glömt att vara uppmärksam på vem hen blir i sin strävan efter sina mål – en frånvarande förälder vars barn nu riskerar att få bära en tung boja under resten av sin skoltid och där samhället frustrerat ser kostnaderna öka i takt med att sekunderna på simningen kapas.

Det som sker i det lilla sker även i det stora och tvärtom – vi får inte bli förblindade av vår egen fullkomlighet – det är vägen och inte målet som räknas, hur vi tar oss framåt definierar oss, inte vilken (tom) tillväxt vi i slutänden stirrar tillbaka på. Jag är tacksam över att få leva i en tid då medvetenheten breder ut sig och jag ser fram emot det mod som ska komma i dess bakvatten.

Om att ta ansvar

I mitt förra inlägg så fokuserade jag på hur alla är ledare och lämnade det öppet hur vi som inte är chefer kan ta ansvar på ett bra sätt. Något som inspirerat mig mycket är UGL-kursen. Där fick jag en chans att uppleva konflikter och konfliktlösning i en kontext av att studera just dessa processer. Genom att lära oss om vad som påverkar grupper så skapar vi oss större handlingsutrymme när det drar ihop sig till ”konflikt”. (Jag vet att vi i Sverige inte kallar konflikter för konflikter, vi ser det mer som diskussioner men när det hettar till och det känns som att vi inte kan samarbeta, ja då är det en konflikt, och om vi aldrig känner så så menar i alla fall jag att vi inte riktar släpper fram alla våra känslor).

Att ta ansvar är att dela med sig av hur jag uppfattar något. Det är viktigt att behålla fokus på JAGET – det är jag som upplever det – det är så himla mycket skönare ibland att kalla det vi eller man eller alla – så är det ju inte, det är jag. Många är ovana vid detta. Jag till exempel har länge varit fast i att allt jag känner/tycker/upplever måste kunna kopplas till en akademiskt förankrad teori. Jag hade bokstavligen lagt en stor trave böcker över mina känslor – jag ansåg inte att mina känslor var värda något genom att bara vara mina. Det finns fler sätt att förminska sig själv – oavsett vilken strategi vi använder så är resultatet snarlikt, vi gör det svårt för andra att förstå oss om vi inte delar med oss av vår upplevelse. När jag måste höra din upplevelse genom andra så blir det svårt för mig att veta om jag förstått rätt – jag får svårt att tillsammans med dig komma vidare. Att du väljer att prata med andra kan dessutom trigga en massa försvar som gör det ännu svårare att fokusera på det som verkligen betyder något. Det finns otaliga exempel på arbetsplatser som löser kvasiproblem istället för de riktiga problemen, just för att man inte kommunicerar ordentligt.

Dessa frågor tycker jag är så spännande. De är otroligt frustrerande att vara inne i och det är något som jag vill vara med och underlätta. Genom att förmedla erfarenhet och kunskap om grupprocesser så tror jag att jag är med och bidrar till en värld där vi pratar om verkliga problem, en värld där människor tar ansvar genom att inkludera sig själva sina liv, genom att erkänna sina upplevelser som något som är värt att ta på allvar. Om detta låter intressant så hör av dig – jag ger gärna föreläsningar eller fungerar som coach eller grupputvecklare.

Alla är ledare

Jag märker att det är lätt att använda ursäkten, det är någon annans ansvar. Visst kan man förvänta sig att andra ska ta ansvar men det finns en uppenbar risk att det inte kommer ske om det inte redan skett och att du, jag, vi själva behöver ta ansvar för de situationer som berör oss. Denna insikt har jag umgåtts med under en tid och hos Susan Wheelan finns stöd för att vi, alla som är med i olika former av grupper, inte inte kan kommunicera och därmed kan vi inte inte ta ansvar – i alla fall inte och förvänta oss resultat. Det blev många inten – låt mig få förklara.

1. Om jag upplever att någon inte tar ansvar så kommer det att påverka min kommunikation i gruppen och om jag inte påpekar problemet så kommer det komma ut i någon annan form. Frustration är rätt vanligt, eller att man låtsas att man inte bryr sig vilket ju inte bidrar till att lösa någonting. (Självklart kan det finnas befogad rädsla för att påpeka bristande ansvar men det hjälper ändå inte om man vill se en förändring).

2. Genom att försöka ignorera bristen på ansvarstagande så bidrar jag inte till att skapa förutsättningar för att lösa något, det finns snarare en risk att det blir en större uppförsbacke.

3. Återstår att ta ansvar även om det inte är din, min, sak att göra det.

Hur man tar ansvar på bästa sätt kan jag få återkomma till, det faktum jag vill påpeka är dels,

1. Alla är ledare – ingår du i en grupp så är det möjligt för dig att leda den och så snart folk lyssnar på dig och är beredda att stödja något du föreslår så leder du – (låt inte det avskräcka).

2. Alla i gruppen delar på ansvaret för gruppens arbetsklimat. Det går inte att frånsäga sig utan att ställa sig utanför gruppen och därmed ja, så tar man definitivt inte ansvar. Det kan vara behövligt att göra det om något håller på att gå överstyr men det i sig kommer inte att bidra till förändring.

Det är min övertygelse att det enda som hjälper är att påtala problemen och sedan hoppas att andra är beredda att lyssna och förstå. Förändring åstadkommer vi tillsammans. Ibland finns det ingen vilja att komma framåt och då är det antagligen inte mer att göra än att lämna.

Tyvärr kan jag uppleva att vår kultur av löneskillnader mellan chefer och medarbetare bidrar till att skapa en mental förskjutning av ansvaret. En förkjutning som på något sätt legitimeras av löneskillnaderna och därmed cementerar dem. Det krävs mod för att lyfta fram medarbetare som tar ansvar för gruppens arbetsklimat – ett mod som jag menar kännetecknar gott ledarskap.

Håller du med?

Fotboll och gruppdynamik

En bra artikel om gruppdynamik med exemplet LDB FC i Malmö – rolig rubrik också, träning som själavård. Jag läser gärna om fotboll i Malmö just nu. Ledarna har nämligen förstått vidden av mental träning och gruppdynamik – jag gissar att det är en starkt bidragande orsak till de sportsliga framgångarna. Tongångarna är annorlunda jämfört med ett par år tillbaka. Det pratas nu mer om harmoni, om lätthet och glädje. Spelare som är avslappnade och vågar misslyckas, de har bättre förutsättningar för att lyckas.

När jag jobbar med grupper så utgår jag från Susan Wheelans teorier om gruppdynamik – för att skapa effektivitet så krävs det att gruppen tar sig igenom konflikter. Detta bekräftas i artikeln,

Hur hanterar ni konflikter?
– Det viktiga är att få fram dem i ljuset. Det som ligger gömt under ytan löser sig inte av sig själv. Tvärtom, det växer och blir större och svårare. Går det inte på något annat vis får man provocera fram konflikten så man kan ta itu med den. Och kommunicera till gruppen att det här är något vi arbetar på, för att slippa irritation eller värre. /…/

Jag skulle jätte gärna jobba med ett lag, fotboll eller någon annan. Jag jobbar också gärna med fler företag så tipsa gärna.

Du läser hela artikeln här.