Olösta konflikter är förödande för arbetsklimatet.

Den du minst av allt vill prata med är den du mest av allt behöver prata med.

Du befinner dig på din arbetsplats och har nyss fått ett dåligt besked. Det kan till exempel handla om en klient som inte gillar dig, en missnöjd kund, en upprörd förälder.

Du får kritik på ett sätt som får dig att förstå att detta har diskuterats bakom din rygg. Du blir misstänksam och en mängd frågor väcks utan att bli besvarade. Helt plötsligt får du en lösning presenterad för dig, du känner dig maktlös och stämningen blir tryckt.

Hur löser du situationen? Kanske söker du stöd hos någon kollega men det är svårt att få rätsida på problemet. Du tar med dig oron hem och dina vänner försöker peppa dig. Kanske har något liknande hänt dem och istället för att finna en lösning blir ni tillsammans upprörda. Det känns bättre för en stund. Men nästa dag är det dags att återgå till jobbet och då infinner den sig igen – oron. Du blir medveten om att den inte går att trycka undan och känslan av maktlöshet vill få dig att fly. Det var inte så här du hade planerat. Med tankarna på annat håll möter du kollegorna.

Utan att du riktigt vet hur är du igång igen, arbetsuppgifterna känns igen men du har svårt att uppskatta dem, något skaver. Du påminner dig om att det inte är detta du vill.

Kanske är det bara jag som känt så här – i så fall får du ursäkta, resten av inlägget handlar bara om mig.

I avsaknad av verkliga faror – för det är inte direkt fara för mitt liv i mitt jobb –  slår reptilhjärnan till kring inbillade faror. Man brukar säga att reptilhjärnan har två tillstånd, fäkta eller fly. Att stå upp för sig själv på jobbet kan vara svårt. Speciellt då man upplever det oklart i vilket sammanhang det ska ske, det är sällan rätt läge. (Vilket beror på att det nästan aldrig uppstår rätt tillfälle för det.) Men jag menar på att arbetsplatser med en mer tillåtande kultur förstår och vet att det alltid ska finnas utrymme att få uttrycka sina känslor och önskemål.

Att fly är desto lättare. Jag flyr in i mig själv och skapar en skyddande mur runt mig. En del av muren består av nidbilder av mina kollegor, legitima anledningar till att inte fäkta. Legitima anledningar till att fly problemet.

Det är just då som jag måste påminna mig om att den jag helst vill undvika är den som jag mest av allt behöver prata med. Låt säga att jag känner mig kränkt. Då behöver jag tala om det, inte för mina vänner eller familj, till personen som jag känner mig kränkt av.

Jag vet, vem f*n vill det? Om jag inte gör det så kommer jag inte kunna samarbeta med den personen. So what, kanske någon säger, det är väl upp till företaget, de får väl omorganisera och inse att det är en lösning för allas bästa. Kanske är det så. Men det kan också vara som så att om jag bemöter personen som jag känner mig kränkt utav så kan vi tillsammans lösa problemet och till och med gå stärkta ur det.

Alla arbetsgrupper behöver spelregler. Regler som man är överens om. Hur vi uppför oss mot varandra. Till reglerna hör värderingar. Jag har en favoritvärdering: Jag bär ansvar för mina egna känslor. Var och en är ensamt ansvarig för dem. Det betyder att det är upp till mig att dela med mig av mina känslor. För att göra detta lättare behöver det finnas spelregler som stödjer ett klimat där alla känner sig trygga att dela med sig. En sådan regel innebär att vi tar oss tid för ett möte där vi lyssnar på varandra och är beredda att lära oss av de utmaningar vi ställs inför.

Olösta konflikter är förödande för arbetsklimatet. Det urholkar motivationen, sänker välbefinnandet, ökar sjukskrivningarna, ökar rotationen i gruppen. Det riskerar sätta igång en massa pseudo-konflikter vars lösning tar tid från det som egentligen behöver lösas.

Annonser

Formel för tillit

Tillit är kittet som håller oss samman. Vi åstadkommer väldigt lite utan tillit. Tillit bygger vi upp tillsammans. Det är lätt att blanda ihop med hopp. Hopp kan du ha utan tillit. Att hoppas att det ska gå bra för dig på ditt nya jobb är inte detsamma som att ha tillit till dina kollegor på ditt nya jobb. För att utvecklas tillsammans behöver ni utveckla tillit – oavsett hur mycket du hoppas att ni gör det eller ej. Att hoppas kan underlätta men det räcker inte. Klickar du på bilden så kommer du till förklaringen, den funkar som en bra guide för hur du bygger tillit.

Formel för tillit.

Tillit kommer alltså av graden av Intimitet jag upplever med ”dig” (se gärna länken för den utomordentliga beskrivningen av såväl formeln som just intimitets begreppet, utifrån ett strikt professionellt perspektiv) multiplicerat med den kompetens som jag upplever att ”du” har i frågan. Dividerat med risken jag utsätter mig för – om du är min vän och mitt issue handlar om något på jobbet så är det lägre än om du är min chef.

Den här kommer jag att ta med mig när jag jobbar med arbetsgrupper – för tillit, det står vi och faller med.

Vikten av retrospektiv

Idag hade jag ett inspirerande möte med Björn och Martintretton37 (tack killar!). Vi pratade projektledning (utifrån mjukvaruutveckling men det är mindre viktigt), i grund och botten är vi ju människor och  vårt beteende följer mönster oavsett vad vi sysslar med.

Martin berättade för mig att den första frågan han ställer när han möter en ny grupp är om de använder sig av retrospektiv. Så otroligt viktig fråga! För hur många är det egentligen som tittar tillbaka på vad de har gjort och betraktar det ärligt utifrån en vilja att utvecklas? Att vilja lära sig? Hur många arbetsgrupper utvärderar kontinuerligt sina arbetsmetoder och sitt arbetsklimat?

Jag håller ju Susan Wheelan som min profet i teoridjungeln kring grupputveckling. Enligt Wheelan fastnar 50 % av alla grupper i fas 2 – motståndsfasen. För att ta sig vidare behöver man bland annat reflektera över sina inbördes relationer, sin kommunikation och sitt arbetssätt. För att kunna göra det på ett konstruktivt sätt behöver individerna känna sig trygga med att dela med sig. Här kan man hamna i en krock om företaget man är på inte har utvecklat en kultur där man pratar om sina misstag eller sina rädslor öppet (major issue som man börjat bli medveten om).

Hur ser det ut i din arbetsgrupp?

Jobbar ni medvetet med att utvärdera ert arbete och har ni lätt för att ta upp ”svåra saker” i gruppen?

 

För att utvecklas behöver man en realistisk bild av nuläget och ett personligt åtagande (commitment) om att man faktiskt vill utvecklas. Åtagandet får var och en jobba med, det kan dyka upp en hel del intressanta försvarsmekanismer när man ger sig ut på okänt vatten – all utveckling ligger som bekant bortom komfortzonen. Dagens möte påminde mig om vikten av att utvärdera sina processer med jämna mellanrum, är vi på rätt kurs? Samarbetar vi på ett bra sätt?

 

 

 

 

 

Feedback, en inbjudan till samarbete

Samspelet mellan människor inbjuder till en mängd olika erfarenheter. Oavsett om du upplever att samspelet fungerar bra eller ej så har du nytta av att kunna ge feedback om du vill vårda och utveckla relationerna till andra.

Fyra enkla regler när du ger feedback

1. Utgå ifrån dig själv, använd jag istället för man eller vi.

2. Fokusera på din upplevelse av vad som skett, vad ett visst beteende fick dig att känna – istället för att som många gör, värdera situationen och tala om rätt och fel.

3. Ge feedbacken så snart som möjligt, ju längre tid som går mellan situationen du vill prata om och din feedback ju sämre förutsättningar för förståelse (och dessutom är det ju påfrestande att gå och bära på något).

4. Fråga gärna mottagaren om den har förstått, klargörande frågor är bra att svara på men försök att inte hamna i diskussioner direkt efter, istället kan det vara bra om ni båda kan få lite betänketid efter feedbacken.

Att ge feedback är att värdesätta mottagaren

Feedback reglerna funkar oavsett om det är positiv eller negativ feedback som ska ges. Det är viktigt att påminna sig själv om att vi ger feedback därför att vi värdesätter den andra personen. Personer vi inte bryr oss om tar vi oss sällan tid att delge vår upplevelse. Feedbacken är en inbjudan till vidare samarbete. Påminn gärna dig själv om feedbackens bakomliggande verkan – inbjudan till vidare samarbete – om du tycker att det känns svårt att ge feedback.

Sist men inte minst, snälla ögon kan göra underverk. Kom ihåg att den andra personen kan ha upplevt situationen helt annorlunda och du kan alltså lära dig något från den andre, något som kommer att berika dig. För att mottagaren ska känna sig trygg att delge till dig så behöver den känna sig välkommen och trygg att göra så.

Lycka till! Berätta gärna hur du ser på feedback och om det är något särskilt du brukar tänka på när du ger feedback.

Kom i tid och gör det du ska

Att komma i tid och göra det du ska är en grundregel för bra arbetsklimat.

En rätt så enkel regel, eller hur? Susan Wheelan har med rådet i sin bok om effektiva team, som ett exempel på ett bra beteende. Jo, det kan vi nog alla skriva under på men hur kan det komma sig att det kan vara svårt att leva upp till?

Vilka är anledningar till att vi inte kommer i tid?

Jag skulle säga att generellt sätt så handlar det om hur vi värderar tiden, en del är optimister och hamnar kanske oftare i tidsnöd, andra ger sig själva större marginaler. I en tid då många arbetsplatser jagar effektivitet så är det mycket som pockar på uppmärksamhet och att kunna prioritera rätt blir viktigt. Detta är så klart en utmaning och kräver en bra dialog så att prioriteringarna förankras rätt.

Varför gör vi inte det vi ska?

De allra flesta gör vad de upplever att de ska göra. Problemet är att vi ofta har olika uppfattningar om vad som är beslutat, vad som är vems ansvar och hur uppgifter ska lösas. Att ha olika uppfattningar är naturligt, men det kan upplevas som frustrerande om de olika uppfattningarna inte ventileras eller möts. Även här krävs det en bra dialog kring så att förväntningarna uttrycks, särskilt när det känns som att någon/några brister i uppfyllelse.

Wheelans forskning har visat vi i första fasen av vårt samarbete gärna antar att vi är överens. Detta eftersom vi inte vill stöta oss med varandra innan vi byggt tillit inom gruppen. De olika uppfattningarna om värderingar, roller och uppgifter kommer dock att komma fram under den andra fasen, som börjar så snart vi har en gemensam uppgift som kräver vårt samarbete. Då aktiveras våra ”ryggsäckar”, våra erfarenheter och strategier genom vilka vi söker bekräftelse på vår kompetens och tillhörighet. Inte sällan kommer vi att stå inför personer som andra annat bagage än oss själva och frågan blir; hur hantera denna olikhet när vi behöver samarbeta?

Oavsett regler, oavsett tydlighet så behöver grupper ett bra samtalsklimat, ett klimat som erbjuder trygghet till individerna och ett intresse för att tillsammans skapa bra resultat. Att ha olika uppfattningar kan upplevas utmanande och kan trigga en rad försvarsmekanismer som inte nödvändigtvis hjälper gruppen framåt. Det kan vara att man undviker att tala om problemen, deltagare kanske undviker att ta initiativ eller ansvar och förväntar sig istället att någon annan ska göra det – ett klimat som snarare för tillbaka gruppen till första fasen.

Varför är det viktigt att föra gruppen framåt? 

Många ställer sig nog frågan, vad ska det vara bra för? Att reda ut konflikter, vi är ju olika och hade vi fått chansen att jobba med andra så hade det blivit bättre. Jag tror dock att risken är överhängande att en omorganisering som inte innebär ett förändrat samtalsklimat kommer att misslyckas. Det är viktigt att gruppen reflekterar över sitt samtalsklimat och tillsammans tar ansvar för att reda ut olikheterna. Det finns massor att vinna på att vi har olika infallsvinklar, det är ju därför vi har en grupp, för att komplettera varandra. Vägen till ett gott samarbete går genom en utmanande dal av skuggor – frågan är om vi vågar möta varandra och därmed bringa klarhet – det valet måste var och en göra.

Ett gott samarbete ökar vårt uppgiftsorienterade fokus – när vi rett ut våra olikheter och börjat förstå varandra så kan vårt arbete flyta mer harmoniskt. Därför är det viktigt att föra gruppen framåt, för när vi kan arbeta under harmoni så trivs vi och motiveras av att vi skapar riktigt bra resultat tillsammans.

//Är detta inlägg givande för dig? Berätta gärna hur du uppfattar det på min sida facebook.com/valbefinnande.nu

Hur hanterar ni de spänningar som uppstår vid förändringar?

Vad forskningen säger om förändringar

Förändringar är nödvändiga i alla verksamheter. Forskning visar att det är långt ifrån alla arbetsgrupper som är så samkörda att de själva klarar av att möta alla utmaningar. Som chef/ledare så befinner du dig ofta mitt i ett korsdrag av viljor, frågor och ibland kritik. Plötsligt vill medarbetarna prata om rollfördelningen i gruppen. Kanske märker du hur det bildas subgrupper som gärna söker stöd hos varandra – andra hamnar utanför och söker sin plats trots att du vet att de är beroende av varandra så söker de inte varandra.

Känns det igen?

Min generella beskrivning är hämtad ur Susan Wheelans 35-åriga forskning om vad som sker i arbetsgrupper. Jag har inte stött på någon som så tydligt kan beskriva vad som sker i grupper och hur de kan utvecklas till effektiva team eller regrediera till ensamvargar. De flesta, men inte alla, arbetsgrupper besitter en potential som dock ofta förblir oanvänd. Det finns en anledning till att vi skapar grupper – vi vet att vi inte kan klara allt själva. Genom att samarbeta med andra så får vi tillgång till fler kompetenser, till fler erfarenheter och infallsvinklar. Därmed ökar chansen att vi skapar resultat som är långt större än om vi skulle arbetat på egen hand.

Det är inte heller någon slump att många skyr samarbete och helst önskar jobba själva. Erfarenheterna från arbete i grupp är inte alltid goda. Dessutom går det sällan att slå sig till ro för en ny grupp innebär nya utmaningar och kanske är man trött på de erfarenheter som arbete i grupp innebär. Detta är i allra högsta grad sant för en person som inte fått uppleva att vara del i ett effektivt team. En grupp där man känner sig fullständigt trygg med att den kompetens man besitter är såväl högt värderad som en förutsättning för de fantastiska resultat man tillsammans skapar. I en sådan grupp karakteriseras kommunikationen av att den innehåller snabb bekräftelse på värdet av de enskildas insatser – insatser som kopplas till mål som är accepterade och prioriterade för alla. En person som varit i en sådan grupp längtar tillbaka till det.

Alla möter motgångar på vägen till framgång

Det finns inte en enda effektiv grupp som inte gått igenom motgångar på vägen. Motgångarna är en förutsättning för att gruppen ska börja leta efter sina egna kompetenser. Om de inte stöter på hinder så kommer de inte att behöva fundera över vilka roller de behöver inta för att kunna organisera på rätt sätt – rätt utifrån de utmaningar och förutsättningar som just denna grupp har att jobba med.

En nyckel i att stötta en arbetsgrupp är att veta när det är dags att göra det och på vilket sätt. Arbetsgruppen måste själv få möta sina utmaningar, annars sker inte utvecklingen. Arbetsgruppen kan inte heller följa best-practice eftersom det inte är säkert att den är utarbetad efter samma mål eller förutsättningar. Dessutom behöver gruppen själv skapa sina erfarenheter av vad som fungerar för att på så sätt ha något att falla tillbaka på när utmaningarna förändras – vilket vi vet att de hela tiden gör. Personer går på ledighet, flyttas över till andra projekt, omvärlden förändras allt snabbare vilket vi bland annat ser i ett växande fokus på agila metoder.

Låt mig få hjälpa er att möta förändringarna på ett effektivt sätt

Detta är mitt arbetsområde. Om det låter intressant så hör gärna av dig så ser vi på vilket sätt jag kan hjälpa er att skapa så goda förutsättningar som möjligt för att bli effektiva arbetsgrupper.

Om inspiration och stolthet för det man gör

Ibland får jag en rusch av inspiration – det kan ske lite när som. För någon dag sen hände det att jag plötsligt fick en idé som jag tänkte kunde bli ett blogginlägg. Jag noterade det mentalt och plötsligt så ploppade det upp en idé till och en till och en till. Det började bli trångt i närminnet så hjärnan började paketera idéerna, ta ut kärnan i dem. Mitt i denna intensiva tankeverksamhet så blir jag uppmärksam på vad som håller på att ske.

1. Jag kommer att skriva ett par blogginlägg snart.

2. De kommer vara relativt korta eftersom jag håller så mycket information i huvudet.

3. Jag kommer att tidsinställa inläggen så att jag vet att de inte dyker upp samtidigt men å andra sidan kommer jag då också ha rusat iväg i mina tankar redan – liksom redan förberett mig för en framtid vilket kan leda till att varje idé ändå kommer lite i skymundan av någon annan.

Här skulle jag vilja stanna upp. Jag har nämligen under en tid betraktat mina mönster. Jag är snabb och impulsiv – vilket jag uppskattar. Ibland är jag dock rastlös och får svårt att hålla intresset över en längre tid. Vilket jag kan ursäkta med att jag ju ändå har så många bra idéer, som fortsätter komma vilket gör att jag känner mig tillfreds. Men så får jag stunder där jag känner att jag skulle vilja komma längre med vissa idéer och att jag inte har utrymme för det för att mitt liv ordnats efter mitt tankemönster – splittrats på en rad olika fronter. Därmed får jag svårt att skapa sammanhängande tid för något projekt. Vilket på sikt leder till otillfredsställelse.

Jag är tacksam över att jag kan se detta – samtidigt som det är en rejäl utmaning att bryta mönstret. Direkt kan jag bli osäker och undra vilken idé är det jag ska satsa på – lika bra att ha några olika på gång samtidigt, så ökar liksom chansen att någon blir bra – eller så ökar chansen att det blir pannkaka av allt.

Dessa tankar fick mig att minnas ett citat från Steve Jobs som jag tycker mycket om

People say you have to have a lot of passion for what you’re doing and it’s totally true. And the reason is because it’s so hard that if you don’t, any rational person would give up. It’s really hard. And you have to do it over a sustained period of time. So if you don’t love it, if you’re not having fun doing it, you don’t really love it, you’re going to give up. And that’s what happens to most people, actually. If you really look at the ones that ended up being “successful” in the eyes of the society and the ones that didn’t, oftentimes it’s the ones [who] were successful loved what they did, so they could persevere when it got really tough. And the ones that didn’t love it quit because they’re sane, right? Who would want to put up with this stuff if you don’t love it? So it’s a lot of hard work and it’s a lot of worrying constantly and if you don’t love it, you’re going to fail.

Jag känner att jag just nu är inne i en period av att skala av för att kunna skala upp på det som blir kvar. Eftersom jag har så lätt för att hitta nya intressen, nya idéer att följa upp så behöver jag också något som håller samman mina ansträngningar. Där kommer mitt företag in i bilden. Jag vill knyta samman mina talanger med mitt företag så att jag precis som Jobs beskriver det – kan ägna mig åt det jag älskar för det är enda chansen att lyckas. Jobs har flera citat som handlar om att hitta det man älskar, att möta sig själv i frågan om det man sysslar med gör en lycklig och om inte, så förändra för livet är kort. Just detta vill jag jobba med, dels hos mig själv, jag vill inte längre flacka runt mellan tusen idéer utan jag vill bygga på en kärna av ett par enstaka idéer. Jag vill också hjälpa andra att hitta sin passion och jag vill hjälpa företag att bli uppmärksamma på den potential som ligger outnyttjad om personalen inte känner passion för det de gör.

Jag vet att många är skeptiska till detta med passion för sitt jobb – det kan ju verka som ett lyxproblem och en del oroar sig för alla unga som ska förverkliga sig själva och som därmed inte kommer vilja jobba med det som det behövs jobba med. Eller som kommer bli deprimerade för att verkligheten är inte gjord för passionerade visionärer. Jag ser det istället som positivt att det är ett så stort fokus på passion och självförverkligande. Det bästa i livet kostar nämligen inte. De som söker lycka i det materiella söker förgäves och kommer att upptäcka det. Dessutom ser vi ju ett stort behov av att förändra statusen för en mängd arbeten, så att de som jobbar inom dessa yrken kan känna den självrespekt som alla förtjänar. Just nu är det lätt att tänka på sjuksköterskorna som tvingas leverera vård med krympande resurser och löner som fått stå tillbaka. Genom att det finns sjuksköterskor som älskar sin yrkesroll så finns det sjuksköterskor som slåss för sina villkor. Hade de inte brytt sig så hade de försökt göra något annat. En del ger upp – ingen skugga över dem men ska vi åstadkomma någonting så tror jag att det vill till att vi fokuserar på det som gör oss stolta över det vi gör. Att vi lyckas enas om att det är viktigt att få vara stolt över sitt arbete. Vi har en lång väg dit men alternativet avskräcker.

Jag skulle kunna fortsätta att beskriva min syn på arbete men jag stannar här just nu. Det jag beskriver är det landskap som jag vill verka i. Jag vill möta enskilda som i sina roller vill verka för en värld som vi kan vara stolta över. Den förändringen börjar hos oss själva, en individ i taget. Genom att vara stolta över det vi gör så bygger vi en värld att vara stolta över. Är ni med? Vad skulle göra dig stolt?

Vad skulle göra dig stolt?

Tillsammans kan vi bygga en värld att vara stolta över. (Jag tänker på att den som byggde Fontana di Trevi nog kände en del passion för sitt jobb. Det är svårt att bli så bra på något utan passionen, eller?